Thiết kế văn phòng
Hướng dẫn bố trí phòng họp hội đồng quản trị chuyên nghiệp
02
Th11
Th11
Bố trí phòng họp hội đồng khác gì so với phòng họp nhóm hay phòng đào tạo? Các nguyên tắc cần thiết ở khâu chuẩn bị là gì? Đây là không gian diễn ra các cuộc thảo luận và quyết định của doanh nghiệp, vì vậy yêu cầu về tính chuyên nghiệp rất cao. Tham khảo những hướng dẫn dưới đây để nắm cách sắp xếp không gian, lựa chọn bàn ghế và trang bị nội thất phù hợp với đặc thù của phòng họp cấp cao.
Tiêu chí cần khi bố trí phòng họp hội đồng
Phòng họp cấp cao sẽ là nơi trao đổi nhiều thông tin quan trọng, là nơi tham dự của các vị lãnh đạo đứng đầu doanh nghiệp. Vì thế các yếu tố về màu sắc, kiểu dáng nội thất cũng được chọn lựa chỉn chu nhằm thể hiện sự nghiêm túc, thiên về sự trang trọng.
Không gian thể hiện hình ảnh và vị thế của doanh nghiệp
Phòng hội đồng quản trị còn đại diện cho hình ảnh và sự uy tín của công ty. Nội thất được chọn lọc tỉ mỉ hơn, đường nét tinh tế và màu sắc có sự hài hòa với màu sắc thương hiệu của doanh nghiệp. Đặc trưng của phòng họp cấp cao sẽ ưu tiên sự sang trọng, giảm các chi tiết rườm rà. Chẳng hạn sự kết hợp lý tưởng là bàn họp kích thước lớn; ghế bọc da thiên về các gam màu trầm.
Bố trí thuận tiện cho trao đổi, thảo luận và ra quyết định
Bàn họp nên có kích thước phù hợp với số lượng người tham dự, khoảng cách ngồi thoải mái thao tác, ghi chép tài liệu. Các vị trí ngồi cần được sắp xếp hợp lý, tránh ngồi quá xa nhau hay bị che khuất tầm nhìn. Các bên tham dự có thể sắp xếp đối diện nhau phù hợp cho cuộc trao đổi mang tính đối kháng, dễ dàng trao đổi ý kiến với nhau.
Đảm bảo sự riêng tư, tiện nghi và khả năng họp trực tuyến
Tính bảo mật trong phòng họp lãnh đạo cần phải được đề cao vì liên quan đến những quyết định quan trọng. Phòng họp nên trang bị vách ngăn cách âm phù hợp. Bên cạnh với những doanh nghiệp thường xuyên làm việc với đối tác xa nên tính toán thêm vị trí đặt camera, loa và micro hội nghị. Màn hình trình chiếu cần đặt ở vị trí dễ quan sát từ các chỗ ngồi, giúp mọi người dễ theo nội dung, dữ liệu và nội dung thảo luận.
Cách bố trí phòng họp hội đồng quản trị
Cách bố trí phòng họp chuẩn, những tiêu chí cần lưu ý là điều rất nhiều người quan tâm. Tùy theo diện tích phòng họp người dùng cần chú ý những điều sau:
Sắp xếp các vị trí phù hợp
Vị trí của chủ tọa – người chủ trì cuộc họp thường sẽ được đặt đầu bàn. Đây là vị trí quan sát được toàn bộ các thành viên và điều khiển cuộc họp. Ban thư ký có thể được bố trí gần chủ tọa để thuận tiện ghi chép, chuẩn bị tài liệu và hỗ trợ điều phối. Khách mời nên được sắp xếp ở các hàng ghế dễ vị trí quan sát, đồng thời không ảnh hưởng đến hoạt động trao đổi chính của hội đồng.
Đảm bảo tầm nhìn và lối đi hợp lý
Khi bố trí bàn ghế, cần tính toán khoảng cách giữa các vị trí ngồi để mọi người có thể quan sát chủ tọa. Khoảng cách chuẩn giữa các lối đi nên trong khoảng 1m – 1m2 vừa vặn để các thành viên kéo ghế ra vào và di chuyển thoải mái. Vị trí màn hình LED đảm bảo độ cao rõ cho các dãy ghế quan sát mà không bị che khuất tầm nhìn. Bên cạnh đó, không nên đặt bàn họp quá sát tường hoặc bố trí vật dụng trang trí cản trở lối đi.
Bố trí ánh sáng phù hợp
Phòng cấp cao nên đảm bảo ánh sáng đầy đủ và hài hòa. Bạn có thể thiết kế không gian đặt bàn gần vị trí có cửa sổ lớn để đón ánh sáng tự nhiên dễ chịu. Thiết kế sẵn rèm cửa để giảm bớt ánh nắng gắt. Vị trí quan trọng cần tập trung ánh sáng là bố trí đèn chiếu sáng đủ rõ cho khu vực xung quanh bàn họp.
Kiểm soát tiếng ồn và đảm bảo sự riêng tư
Cần sử dụng hệ cửa gỗ dày hoặc vách kính cách âm kín khít. Xung quanh tường có thể ốp thêm các tấm tiêu âm bọc nỉ, ốp gỗ rãnh tiêu âm hoặc trải thảm sàn dày. Cách làm này vừa giúp âm thanh phát biểu trong phòng rõ ràng, không bị văng, vừa giữ kín thông tin tuyệt đối ra bên ngoài.
Lựa chọn bàn ghế và nội thất cho phòng họp hội đồng quản trị
Yếu tố không thể thiếu khi chuẩn bị phòng họp là lựa chọn và setup bàn ghế
Lựa chọn kiểu bố trí bàn họp phù hợp
- Bàn chữ nhật cho các cuộc họp chính thức. Bàn chữ nhật thực hiện rất tốt việc phân định rõ ràng vị trí chỗ ngồi, tăng sự trang nghiêm cho không gian phòng họp.
- Bàn oval sở hữu đường cong mềm mại hơn, tăng sự kết nối. Từ đó giúp mọi người quan sát nhau thuận tiện hơn, mang lại cảm giác bình đẳng và gắn kết các thành viên với nhau.
- Bàn họp dạng quây: thiết kế kích thước lớn và rỗng ở giữa đem đến khả năng tổ chức và trang trí thoải mái.
Chọn ghế họp lãnh đạo
Ghế sử dụng trong phòng họp hội đồng quản trị cần đảm bảo sự thoải mái, có kiểu dáng đồng bộ với bàn họp và phù hợp với thời lượng cuộc họp. Nếu các thành viên thường xuyên tham dự những buổi họp kéo dài, nên ưu tiên ghế có phần tựa lưng nâng đỡ tốt, đệm ngồi êm và kích thước phù hợp với vóc dáng người sử dụng.
Ưu tiên chất liệu, màu sắc và kiểu dáng hài hòa
So với phòng đào tạo, phòng họp nhóm sẽ chú trọng vào các gam màu nổi bật để tăng sự linh hoạt và trẻ trung. Các tone màu gỗ ấm áp mang đến khuynh hướng thanh lịch, kết hợp kiểu dáng hình chữ nhật hay oval sẽ giúp không gian tăng sự uy nghiêm đồng thời vừa hài hòa với bộ nhận diện thương hiệu.
Setup phòng họp hội đồng quản trị cần sự chuẩn bị chỉnh chu ở từng khâu. Bạn đừng quên sắp xếp bố trí bàn ghế hợp lý, đảm bảo ánh sáng, tầm nhìn và lựa chọn dòng sản phẩm phù hợp. Nếu bạn đang cần tìm đơn vị tư vấn thiết kế và cung cấp nội thất phòng họp cấp cao uy tín, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ tốt nhất!
