Hybrid Work là gì? Lợi thế và thách thức tại Việt Nam

Làn sóng làm việc Hybrid rất được ưa chuộng ở thị trường văn phòng nước ngoài. Vài năm trở lại đây nhiều doanh nghiệp Việt Nam đã bắt đầu áp dụng. Việc triển khai mang lại những hiệu quả rõ rệt trong công tác định hướng và xây dựng công ty nhưng song song đó cũng có không ít khó khăn. Ngay bây giờ, bạn hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những thách thức, lợi ích cũng như cách triển khai mô hình hiệu quả và giúp tiết kiệm chi phí. 

Hybrid Work là gì?

Trước khi bắt tay triển khai bất kỳ mô hình nào, bạn cũng cần hiểu rõ bản chất, mục tiêu và lợi ích thực tế khi đưa vào sử dụng.

Khái niệm Hybrid Work

Hybrid Work (mô hình làm việc kết hợp) là phương pháp tổ chức công việc đan xen giữa việc lên công ty và làm việc từ xa. Thay vì bắt buộc nhân viên phải ngồi cố định 8 tiếng mỗi ngày tại văn phòng, doanh nghiệp tạo sự thoải mái cho nhân viên hơn khi họ được chủ động chọn hình thức làm việc phù hợp. 

Hybrid Work khác gì với làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa?

Nếu trước đây bạn phải đến công ty xuyên suốt tất cả các ngày trong tuần, gắn liền với giờ hành chính cố định. Bây giờ, doanh nghiệp cho phép bạn linh hoạt và chủ động hơn khi chỉ cần lên công ty vào một số ngày nhất định. Thời gian còn lại bạn có thể tự do ngồi làm việc ở bất cứ không gian nào như ở nhà, quán cà phê hay nhà sách. Đây là sự dung hòa tối ưu khi bạn vừa có ngày lên công ty vừa có ngày làm việc bên ngoài. 

Các hình thức Hybrid Work phổ biến

Dưới đây là những cách sắp xếp lịch làm việc thường thấy mà các doanh nghiệp hiện nay đang áp dụng:

• Nhân viên tự do lựa chọn: Từng cá nhân tự quyết định ngày lên văn phòng dựa theo kế hoạch tuần của mình.
• Doanh nghiệp quy định ngày cố định: Cả công ty hoặc từng phòng ban sẽ thống nhất lên văn phòng vào những ngày chung (chẳng hạn thứ Ba và thứ Năm), các ngày còn lại làm việc từ xa.
• Ưu tiên văn phòng: Nhân viên vẫn dành phần lớn các ngày trong tuần ở trụ sở, chỉ có 1 hoặc 2 ngày được làm việc tại nhà.
• Ưu tiên làm việc từ xa: Mọi trao đổi chủ yếu diễn ra trực tuyến, văn phòng chỉ là nơi ghé qua khi có sự kiện quan trọng hay buổi đào tạo định kỳ.

Hybrid Work thay đổi không gian văn phòng như thế nào?

Khi nhân viên không còn làm việc cố định tại văn phòng mỗi ngày, doanh nghiệp sẽ có nhiều sự thay đổi trong cách sử dụng cũng như bố trí nội thất. 

Giảm nhu cầu sử dụng bàn làm việc cố định

Không phải nhân viên nào cũng có mặt tại công ty cùng một thời điểm, vì vậy việc bố trí bàn ghế cố định cho 100% nhân sự giờ đây chưa thực sự hiệu quả. Doanh nghiệp có thể tính toán lại số lượng chỗ ngồi dựa trên tần suất nhân viên đến văn phòng và đặc thù từng vị trí.

Tăng không gian làm việc nhóm và trao đổi

Những ngày nhân viên có mặt tại công ty thường là thời điểm cần gặp gỡ, trao đổi hoặc phối hợp công việc. Vì vậy, văn phòng Hybrid có xu hướng dành nhiều diện tích hơn cho khu vực làm việc nhóm, bàn thảo luận, sofa hoặc không gian mở thay vì chỉ tập trung vào các dãy bàn làm việc cá nhân.

Tăng nhu cầu phòng họp trực tuyến

Hybrid Work khiến các cuộc họp có thể diễn ra với cả nhân viên đang ở văn phòng và người làm việc từ xa. Do đó, những phòng họp nhỏ dành cho 3 – 4 người, có đầy đủ màn hình, camera, micro và đường truyền ổn định trở nên cần thiết hơn.

Ưu tiên nội thất văn phòng linh hoạt

Không gian làm việc cũng cần dễ dàng thay đổi theo từng nhu cầu sử dụng. Các mẫu bàn training có bánh xe, bàn có thể ghép nối, vách ngăn di động hoặc hộc tủ di động giúp doanh nghiệp nhanh chóng điều chỉnh cách bố trí khi cần làm việc cá nhân, họp nhóm hoặc tổ chức các buổi trao đổi.

Lợi ích của mô hình Hybrid Work với thị trường Việt Nam

Áp dụng mô hình làm việc kết hợp mang lại nhiều giá trị thực tế, giải quyết được những áp lực đời sống thường nhật của dân công sở Việt Nam.

Lợi thế đầu tiên và dễ thấy nhất chính là giảm tắc nghẽn giao thông đáng kể, hạn chế tình trạng kẹt xe vào giờ cao điểm. Chúng ta thường ngao ngán mỗi buổi sáng khi phải tìm mọi cách có mặt tại công ty lúc 8h hay 8h30, để rồi phải chịu cảnh chen chúc ngột ngạt giữa dòng xe cộ khói bụi. Vì vậy, việc được làm việc tại nhà vài ngày trong tuần giúp người lao động giữ được tinh thần vui vẻ, thoải mái hơn rất nhiều khi không phải gò bó chen lấn ngoài đường.

Bên cạnh đó, sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí vận hành nhân viên. Tiền thuê mặt bằng giảm đi, tiền điện máy lạnh hay chi phí văn phòng phẩm mỗi tháng cũng giảm hẳn. 

Ngoài ra, việc chủ động thời gian giúp nhân viên dễ dàng cân bằng giữa đời sống và công việc. Từ đó, giúp họ nâng cao tính tự giác, tự chủ và gắn bó bền chặt hơn với công ty.

Cách bố trí văn phòng phù hợp với mô hình Hybrid Work

Sau khi xác định được nhu cầu sử dụng, doanh nghiệp có thể bắt tay vào những khâu lựa chọn, sắp xếp bàn ghế, phân chia các khu vực làm việc. 

Xác định số lượng chỗ ngồi cần thiết

Thay vì bố trí đủ bàn ghế cho toàn bộ nhân sự, doanh nghiệp có thể dựa vào số lượng người thường xuyên có mặt tại văn phòng để xác định số chỗ ngồi phù hợp. Những vị trí cần làm việc cố định như kế toán, hành chính nhân sự có thể sử dụng bàn riêng. Nhóm nhân viên làm việc linh hoạt có thể dùng chung khu vực bàn linh hoạt.

Phân chia khu vực làm việc cá nhân và làm việc nhóm

Không gian nên được phân chia theo tính chất công việc để hạn chế ảnh hưởng lẫn nhau. Góc làm việc ở nơi yên tĩnh sẽ phù hợp cho những công việc cần tập trung cao độ. Tại khu vực làm việc nhóm, doanh nghiệp nên bố trí bàn họp nhỏ, sofa hoặc bàn tròn ở vị trí thuận tiện cho việc trao đổi.

Bố trí bàn ghế dễ thay đổi khi cần

Với văn phòng Hybrid, chúng ta sẽ cần sự ưu tiên hơn các mẫu bàn hay ghế có khả năng gấp gọn, di chuyển linh động. Bàn có bánh xe khóa chốt, bàn training hoặc bàn có thể ghép nối giúp doanh nghiệp nhanh chóng chuyển đổi giữa khu vực làm việc cá nhân và không gian họp nhóm.

Bổ sung khu vực lưu trữ cá nhân

Khi nhân viên không sử dụng một chỗ ngồi cố định, doanh nghiệp cũng cần có nơi để cất giữ tài liệu và đồ dùng cá nhân. Tủ locker, hộc di động hoặc khu vực lưu trữ chung có thể được bố trí gần khu vực làm việc để nhân viên dễ dàng sử dụng vừa tiết kiệm diện tích làm việc. 

Những khó khăn khi triển khai mô hình Hybrid Work

Mặc dù có rất nhiều điểm cộng, các doanh nghiệp khi mới bước vào mô hình này vẫn phải đối mặt với một số rào cản nhất định.

Khó khăn lớn nhất nằm ở việc khó quản lý nhân sự khi sếp không còn trực tiếp quan sát nhân viên làm việc mỗi ngày như trước, khó khăn trong việc đánh giá hiệu suất công việc. Thêm vào đó, việc ít gặp gỡ trực tiếp cũng khiến các thành viên khó kết nối. Vì thế, doanh nghiệp cần có một quy trình làm việc thật phù hợp, đưa ra chuẩn KPI phù hợp để đánh giá năng lực của từng nhân viên. 

Với những ưu điểm trên, mô hình này là lựa chọn lý tưởng cho những doanh nghiệp chuyên về lĩnh vực sáng tạo; đội ngũ kinh doanh năng động; thiết kế, lập trình viên. 

Kinh nghiệm triển khai Hybrid Work hiệu quả

Để mô hình hoạt động ổn định, doanh nghiệp cần chuẩn bị từ quy trình làm việc đến cách sử dụng không gian và nguồn lực.

Xây dựng quy định làm việc rõ ràng

Doanh nghiệp nên thống nhất những nội quy, phương thức làm việc, liên hệ trước khi triển khai công việc. Bên cạnh, nhà quản lý hoặc trưởng nhóm nên đưa ra KPI rõ ràng cho từng bị trí để đánh giá dựa trên kết quả hiệu quả, công bằng hơn.

Đầu tư nội thất theo nhu cầu sử dụng

Hybrid Work không đồng nghĩa với việc cắt giảm tối đa bàn ghế hay mua sắm nội thất theo một công thức cố định. Doanh nghiệp nên dựa vào số lượng nhân sự thường xuyên có mặt, đặc thù từng phòng ban và tần suất sử dụng để đưa ra phương án đầu tư phù hợp. Cách này giúp hạn chế những vị trí bị bỏ trống trong thời gian dài nhưng vẫn đảm bảo đủ tiện nghi khi nhân viên đến văn phòng.

Ưu tiên không gian linh hoạt, dễ thay đổi

Không gian Hybrid nên có khả năng thích ứng với nhiều hoạt động khác nhau trong ngày. Khu vực làm việc cá nhân, họp nhóm, trao đổi nhanh hay nghỉ ngắn cần được phân bổ hợp lý và có sự liên kết với nhau. Khi bố cục dễ điều chỉnh, doanh nghiệp cũng thuận tiện thay đổi cách sử dụng văn phòng khi quy mô nhân sự hoặc phương thức làm việc thay đổi.

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn có thêm góc nhìn rõ ràng hơn về xu hướng làm việc Hybrid, đặc biệt là với những doanh nghiệp đang bắt đầu xây dựng hoặc tái cấu trúc lại quy mô làm việc của mình. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp bố trí không gian và lựa chọn nội thất văn phòng linh hoạt, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng nhé!