Giải pháp nào cho mô hình văn phòng mở còn nhiều điểm hở?

Văn phòng làm việc mở được vinh danh như một chuẩn mực về mô hình văn phòng trong hiện trạng và bối cảnh ngày nay. Mô hình văn phòng mở mở ra nhiều giá trị tích cực như tính minh bạch, tăng ý thức và khả năng tương tác đội nhóm, tăng cường việc hợp tác trao đổi giữa cấp trên và cấp dưới một cách bình đẳng hoá. Bên cạnh đó về mặt thiết kế, văn phòng mở còn giúp tiết kiệm nhiên liệu, dung hoà giải pháp ánh sáng và thông gió tự nhiên. Tuy nhiên vẫn còn những điểm hở cho mô hình văn phòng chuẩn mực và hiện đại này.

I. Văn phòng mở và lịch sự thăng trầm trong thiết kế

Thực tế rằng mô hình văn phòng mở không phải điều gì quá mới mẻ hay bất ngờ vì xu hướng này đã từng xuất hiện từ những năm đầu của thập niên 1900.

Những năm đầu của thế kỷ 20, các kiến trúc sư hiện đại như Frank Lloyd Wright đã đưa quan điểm của mình về việc hạn chế sự phân cách giữa các không gian. Theo quan điểm này, những không gian đóng hộp mang đến một cảm giác bức bối và bị coi như một chủ nghĩa phát xít cực đoan. Và do đó, các thiết kế cần phải mở, sự rộng rãi và tính linh hoạt của không gian sẽ giúp giải phóng con người.

Năm 1980, một nghiên cứu của Mỹ chỉ ra rằng 85% nhân viên cho biết họ cần các địa điểm làm việc riêng để tập trung mà không bị phiền nhiễu, 52% cho rằng họ bị thiếu không gian riêng. Do đó, hàng ngàn bức tường cao lại ồ ạt xuất hiện và chiếm lĩnh trong mô hình văn phòng thời kỳ đó.

Cuối những năm 1990, làn sóng văn phòng mở quay trở lại. Nhu cầu của người lao động lại một lần nữa thay đổi, chỉ có 23% nhân viên muốn có sự riêng tư, 50% cần tiếp cận nhiều hơn với người khác và 40% muốn có sự tương tác nhiều hơn.

Làn sóng văn phòng mở quay trở lại và ngày càng phát triển. Tuy nhiên từ thời điểm đó tới nay đã 2 thập kỷ và xu hướng này vẫn còn gây nên nhiều tranh cãi. “Chỉ 6% nhân viên nói rằng họ sẽ chọn làm việc trong không gian mở, trong khi 41% vẫn yêu thích một không gian làm việc cá nhân.” – theo báo cáo của Gallup thực hiện vào năm 2016. Nhu cầu của người lao động là liên tục thay đổi. Vậy làm thế nào để có thể tạo ra một không gian làm việc hoàn hảo?

II. Giải pháp cân bằng cho mô hình văn phòng mở

Không thể xác định đúng hay sai trong xu hướng thiết kế hay không gian xây dựng. Trường phái cực đoan muốn dỡ bỏ tất cả hay trường phái tường bao về bản chất đều giống nhau. Mọi hệ quả của sự cực đoan đều dễ dẫn đến những kết cục không mấy hậu hĩnh. Khi đó giải pháp tự nhiên chính là thuận theo tự nhiên và xây dựng một môi trường hạnh phúc, nơi mà nhu cầu của con người được quan tâm. Mọi người sẽ được đáp ứng nhu cầu riêng của mình theo từng thời điểm khác nhau, đồng nghĩa xây dựng một văn phòng cân bằng giữa không gian làm việc mở với những khu vực tập trung.

1. Tối ưu hóa không gian chung

Không gian làm việc chung vẫn nên là một nền tảng chính của mọi mô hình văn phòng. Chính nơi đây sẽ thúc đẩy việc hợp tác, tăng tính kết nối giữa các bộ phận, phòng ban giữa các tổ chức và cá nhân. Không gian làm việc chung còn tạo ra tính linh hoạt khi xuất hiện những biến động về nhân sự hay mô hình, cơ cấu tổ chức.

Quy mô, tỷ lệ, chủng loại của các không gian chung trong từng mô hình văn phòng khác nhau phải tuỳ vào tính chất công việc, mô hình tổ chức của công ty để có sự phân bố phù hợp, chuyên nghiệp. Và giải pháp tiếng ồn cần thiết được cân nhắc cho mẫu không gian này.

Hãy nghĩ về một văn phòng làm việc tuyệt vời, hạnh phúc, ấn tượng. Mọi thứ sẽ không đơn giản chẳng hạn như một văn phòng cải tạo từ nhà xưởng cũ với sàn bê tông, tường gạch thô, trần nhà cao,.. có thể là một văn phòng rất “ngầu”, tuy nhiên nó cũng là một sân chơi thực sự của tiếng ồn và sự xao lãng.

2. Tối ưu hóa không gian cá nhân

Những bức tường thô cứng hiện diện trong mô hình văn phòng hiện đại cần được gỡ bỏ như một mẫu gai chướng mắt. Hãy thay thế những vách ngăn bằng kính trong suốt thay cho những bức tường cứng, đây là một giải pháp thật sự hữu ích giúp không gian tổng thể liên kết mạch lạc và thông suốt trong khi vẫn tạo ra được cảm giác tách biệt.

Ứng dụng vách ngăn bằng kính hay những vách ngăn di động là xu hướng cho những văn phòng mở hay các khu co-working space hiện nay. Trong suốt cả buổi, co-working member làm việc trong những buồng làm việc riêng của mình nhưng vẫn cảm thấy được sự kết nối với các thành viên khác và kết nối với không gian thông qua những vách ngăn trong suốt. Nếu cần sự riêng tư hơn, bạn có thể sử dụng kính mờ. Điều tuyệt vời là bạn hoàn toàn có thể thay đổi, tùy biến nó mà không cần phải đập bỏ cả mảng tường đi.

III. Quy tắc chung trong văn phòng mở

Tiết chế âm lượng của bạn ở mức vừa phải, ở những cuộc tranh luận, trao đổi tốt nhất hãy chọn mô hình phòng họp hoặc không gian yên tĩnh tách biệt với khu vực làm việc tập trung. Không có nghĩa là bạn phải hoàn toàn im lặng trong suốt quá trình làm việc, chỉ là sử dụng từng không gian theo đúng mục đích và công năng của chúng.

Nên nhớ không gian chung dành cho những hoạt động chung. Khi cần trao đổi riêng với cá nhân nào đó hãy sử dụng phòng họp hay đến những khu vực khác khu khu pantry.

Con người là trung tâm trong mọi ứng xử đời sống và một văn phòng được thiết kế và xây dựng trên một nền tảng chuẩn mực, hoàn hảo đến đâu cũng phải tuỳ thuộc vào yếu tố người sử dụng. Người sử dụng trải nghiệm thoải mái, hạnh phúc chính là thành công của một văn phòng hoàn hảo. Giải pháp cân bằng cho văn phòng mở còn nhiều điểm hở ở trên sẽ mở ra cho bạn những ý tưởng và lý tưởng mới trong thời đại mới.