5 tiêu chí thiết kế phòng họp hiệu quả

Phòng họp là không gian dành riêng, thường là trong văn phòng, dành cho các sự kiện như cuộc họp, hội thảo, đàm phán, ký kết. Khi nói đến phòng họp, nhiều văn phòng bỏ qua giá trị và tầm quan trọng của việc bố trí không gian phù hợp với doanh nghiệp. Dưới đây xem xét một số mẹo thiết kế một phòng họp cho văn phòng hiệu quả.

Tại sao một phòng họp hiệu quả lại quan trọng?

Nếu bạn có một phòng họp không thoải mái, lộn xộn hoặc không đủ trang thiết bị, điều đó có thể làm giảm khả năng hoàn thành công việc của nhân viên. Điều này có thể khiến các cuộc họp bị trì hoãn, nhân viên thiếu tập trung và một cuộc họp không hiệu quả. Một phòng họp thoải mái, phong cách và hoạt động đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp giao tiếp và xây dựng các mối quan hệ tốt hơn cũng như thu hút khách hàng hoặc kết thúc giao dịch thành công.

Nên cân nhắc điều gì khi thiết kế phòng họp?

Để tạo ra một phòng họp không chỉ cho phép các cuộc họp thành công và hiệu quả mà còn làm cho văn phòng nổi bật, nên xem xét một số tiêu chí dưới đây:

1. Vị trí

Với tất cả các thành phần trong không gian phòng họp, vị trí là yếu tố then chốt. Vị trí và thiết kế không gian văn phòng có thể tăng năng suất và giảm căng thẳng ở nơi làm việc. Nên tìm một khu vực cho phòng họp ở vị trí trung tâm và một nơi nào đó tránh xa khu vực ồn ào (tránh gần phòng ăn trưa hoặc nghỉ ngơi, quầy lễ tân, v.v.). Tìm một không gian cho phép đủ chỗ cho lượng người dự định thường xuyên họp trong phòng.

2. Ánh sáng

Ánh sáng có thể ảnh hưởng lớn đến phòng họp đáng kể. Nếu mọi người sẽ trình bày và hiển thị mọi thứ trên màn hình, nên chọn loại đèn chiếu sáng có thể điều chỉnh độ sáng. Nếu có cửa sổ trong không gian, nên che thêm rèm để che bớt ánh nắng chói chang khi thuyết trình và chiếu vào mắt mọi người. Ánh sáng quá sáng có thể làm mờ bài thuyết trình và ánh sáng quá mờ có thể gây ra vấn đề thị lực khi cố gắng quan sát bài thuyết trình.

3. Kiểu dáng bàn họp

Khi bạn quyết định chọn bàn họp lý tưởng cho khu vực phòng họp, không chỉ nên xem xét số lượng người mà không gian cần chứa mà còn phải lựa chọn đúng kiểu bàn họp hiệu quả. Có nhiều mẫu bàn họp khác nhau và tùy thuộc vào thiết kế không gian mà có sự lựa chọn phù hợp chẳng hạn như bàn họp chữ nhật, bàn họp oval thường dùng cho phòng họp lớn, bàn họp vuông, bàn họp tròn dùng cho phòng họp nhỏ.

4. Công nghệ

Khi tạo ra một phòng họp tối ưu phải cân nhắc xem cần công nghệ gì trong không gian phòng họp. Hãy nghĩ đến tất cả các hạng mục bao gồm loa, phích cắm, truy cập Internet, màn hình, máy chiếu, điện thoại, tivi, v.v. Một phòng họp được thiết kế với tất cả các hạng mục cần thiết sẽ giúp công ty tiết kiệm thời gian về lâu dài.

5. Trang trí

Cuối cùng, giống như tất cả các khía cạnh của không gian văn phòng, khu vực phòng họp phải phản ánh phong cách trang trí của phần còn lại trong văn phòng. Chọn đồ nội thất và đồ trang trí phòng họp phù hợp với thương hiệu và quy trình hoạt động của công ty. Nếu làm việc trong một môi trường truyền thống, hãy giữ cho không gian phòng họp trang nhã và thanh lịch. Nếu làm việc trong một môi trường sáng tạo, thiết kế và trang trí đồ nội thất độc đáo, gây ấn tượng mạnh cho thị giác.

Khi tạo phòng họp tối ưu cho không gian văn phòng cần xem xét nhu cầu cũng như diện tích không gian có sẵn của doanh nghiệp.